Peraturan untuk menubuhkan Alumni

1. Bagaimanakah caranya untuk menubuhkan sesebuah persatuan alumni?
i) Di bawah Seksyen 2, Akta Pertubuhan 1966, suatu mesyuarat penubuhan hendaklah diadakan untuk menubuhkan persatuan alumni yang dihadiri tidak kurang daripada 7 orang dan nama-nama mereka hendaklah dicatatkan di dalam minit mesyuarat.
ii) Mesyuarat penubuhan persatuan hendaklah meluluskan resolusi-resolusi seperti berikut:-

• bersetuju tentang penubuhan persatuan.
• meluluskan nama persatuan.
• meluluskan tempat urusan (alamat) yang akan didaftarkan.
• melantik Ahli-ahli Jawatankuasa Penaja untuk mengendalikan pendaftaran persatuan.
• meluluskan perlembagaan dan aturan-aturan persatuan yang didaftarkan.
• mencatatkan perjalanan mesyuarat penubuhan (minit mesyuarat) persatuan termasuk resolusi-resolusi yang disebutkan di atas

2. Bagaimana membuat permohonan untuk menubuhkan persatuan alumni?
Semua permohonan hendaklah dibuat di bawah Seksyen 7 (I) Akta yang disertai dengan perkara-perkara yang berikut:-

• 6 salinan borang permohonan perundangan (Borang 1) dengan harga RM 1.00 bagi setiap salinan.
• 6 salinan senarai Ahli Jawatankuasa Penaja dalam format spesifik.
• 6 salinan perlembagaan dan aturan-aturan pertubuhan.
• 6 salinan apa-apa bendera, lambang, lencana atau lain-lain tanda termasuk pengertiannya.
• 2 salinan minit mesyuarat yang mengandungi resolusi-resolusi yang tersebut di atas.
• Surat kebenaran menggunakan alamat atau tempat urusan, jika berkenaan (di dalam kes- kes di mana pertubuhan tidak memiliki premis).
• Stem bernilai RM 30.00 yang dilekatkan di atas salinan pertama sahaja borang permohonan (Borang 1)

Tiap-tiap salinan di butir-butir (i)-(v) di atas hendaklah ditandatangani oleh dua orang pemegang utama pertubuhan. Pemegang jawatan utama bermaksud Yang DiPertua, Pengerusi, Timbalan Yang DiPertua, Timbalan Pengerusi, Naib Yang DiPertua, Naib Pengerusi,Bendahari atau Setiausaha.
* borang-borang permohonan (Borang 1) boleh diperolehi di Ibu Pejabat atau mana-mana pejabat Jabatan Negeri di atas bayaran. Sila rujuk http://www.ros.gov.my/jppm/borang.htm

3. Di manakah permohonan boleh dikemukakan?
Permohonan untuk pendaftaran persatuan alumni hendaklah dikemukakan ke Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Negeri di mana pertubuhan yang dicadangkan itu hendak diwujudkan

4. Apakah tanggungjawab sebagai pemegang jawatan di dalam persatuan alumni?
Di antara tanggungjawab-tanggunjawabnya ialah:-

• Mentadbirkan persatuan mengikut undang-undang berdaftar.
• Memanggil/mengadakan mesyuarat-mesyuarat persatuan mengikut undang-undang berdaftar.
• Menyimpan minit-minit Mesyuarat Agung dan Mesyuarat Jawatankuasa.
• Menyimpan rekod keahlian mengikut jenis keahlian.
• Menyimpan rekod kewangan (Buku kira-kira, resit-resit, baucar-baucar penyata bank dan sebagainya).
• Mengutip yuran.
• Menyediakan dan membentang laporan Aktiviti Tahunan, Penyata Kewangan di dalam Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan.
• Mendaftarkan semua pindaan kepada undang-undang berdaftar.
• Mendaftar pindaan alamat persatuan.
• Mengemukakan penyata tahunan persatuan kepada Pendaftar Pertubuhan setiap tahun.

5. Di manakah saya boleh mendapatkan maklumat atau khidmat nasihat dengan lebih lanjut lagi mengenai tatacara permohonan pendaftaran persatuan atau kaedah-kaedah pengurusan persatuan?
Anda boleh mendapatkan maklumat atau khidmat nasihat di semua kaunter-kaunter Jabatan Pendaftaran Pertubuhan Malaysia samada di Ibu Pejabat atau pejabat-pejabat cawangan negeri.